TÌM HIỂU QUY ĐỊNH KIỂM TRA THUẾ VÀ CHIA SẺ KINH NGHIỆM SOÁT XÉT, CHUẨN BỊ HỒ SƠ KIỂM TRA THUẾ

Hiện nay, có rất nhiều bạn chưa nắm được những quy định cơ bản về KIỂM TRA THUẾ cũng như trong việc soát xét, chuẩn bị hồ sơ để phục vụ cho kiểm tra thuế. Do đó, HBK Việt Nam đã tổng hợp để gửi tới các bạn cùng tham khảo.

PHẦN I. QUY ĐỊNH KIỂM TRA THUẾ TẠI DOANH NGHIỆP

1. KIỂM TRA THUẾ LÀ GÌ?
Kiểm tra thuế là hoạt động giám sát của cơ quan Thuế đối với các hoạt động, giao dịch liên quan đến phát sinh nghĩa vụ thuế và tình hình thực hiện thủ tục hành chính thuế, chấp hành nghĩa vụ nộp thuế nhằm đảm bảo pháp luật thuế được thực hiện nghiêm chỉnh trong đời sống kinh tế – xã hội.

2. KIỂM TRA TẠI TRỤ SỞ NGƯỜI NỘP THUẾ TRONG TRƯỜNG HỢP NÀO?
(Căn cứ điều 61 thông tư 156/2013/TT-BCTC ngày 6/11/2013)
1. Kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế trong trường hợp người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo thông báo của cơ quan thuế; không khai bổ sung hồ sơ thuế hoặc giải trình, khai bổ sung hồ sơ thuế nhưng không chứng minh được số thuế đã khai là đúng; hoặc cơ quan thuế không đủ căn cứ để ấn định số thuế phải nộp theo hướng dẫn tại Điều 60 Thông tư này.
2. Kiểm tra đối với trường hợp qua phân tích, đánh giá việc chấp hành pháp luật thuế của người nộp thuế xác định có dấu hiệu vi phạm pháp luật..
3.Kiểm tra đối với các trường hợp kiểm tra trước hoàn thuế sau và kiểm tra sau hoàn thuế theo quy định.…
4. Kiểm tra đối với các trường hợp được lựa chọn theo kế hoạch, chuyên đề: Hàng năm, cơ quan thuế căn cứ nguồn nhân lực của hoạt động kiểm tra, số lượng người nộp thuế đang hoạt động và tình hình thực tế trên địa bàn quản lý để xây dựng kế hoạch, chuyên đề kiểm tra. Việc hướng dẫn xây dựng, phê duyệt, điều chỉnh kế hoạch, chuyên đề kiểm tra do thủ trưởng cơ quan quản lý thuế cấp trên quyết định.
5. Kiểm tra đối với các đối tượng chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, cổ phần hoá, đóng mã số thuế, chuyển địa điểm kinh doanh và các trường hợp kiểm tra đột xuất, kiểm tra theo chỉ đạo của cấp có thẩm quyền được áp dụng linh hoạt các trường hợp kiểm tra theo quy định tại điều này.”

3. PHẠM VI VÀ TẦN SUẤT KIỂM TRA NHƯ THẾ NÀO?
(Căn cứ khoản 6 điều 61 thông tư 156/2013/TT-BCTC)
Kiểm tra đối với các trường hợp nêu tại khoản 2 và khoản 4 Điều này được thực hiện kiểm tra tối đa 1 lần trong 1 năm với phạm vi kiểm tra toàn diện việc chấp hành pháp luật về thuế hoặc kiểm tra theo từng dấu hiệu rủi ro về thuế của người nộp thuế; đối với các trường hợp nêu tại khoản 1 và khoản 3 Điều này được kiểm tra theo nội dung cụ thể.

4. THỜI GIAN KIỂM TRA THUẾ LÀ BAO NHIÊU NGÀY?
(Căn cứ điểm a khoản 1 điều 62 thông tư 156/2013/TT-BCTC)
“…Việc kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế chỉ được thực hiện khi có quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế. Người nộp thuế có quyền từ chối việc kiểm tra khi không có quyết định kiểm tra thuế …
Thời hạn kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế không quá 05 (năm) ngày làm việc thực tế, kể từ ngày công bố quyết định kiểm tra. Trong trường hợp xét thấy cần thiết, cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ thì chậm nhất là 01 (một) ngày trước khi kết thúc thời hạn kiểm tra theo quy định, Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận kiểm tra để trình Thủ trưởng Cơ quan thuế gia hạn thời gian kiểm tra. Quyết định kiểm tra chỉ được gia hạn 01 (một) lần, dưới hình thức Quyết định theo mẫu số 18/KTTT ban hành kèm theo Thông tư này. Thời gian gia hạn không quá 05 (năm) ngày làm việc thực tế.”

5. DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC XIN HOÃN THỜI GIAN KIỂM TRA?
(Căn cứ khoản 1 điều 62 thông tư 156/2013/TT-BCTC)
“Trường hợp khi nhận được Quyết định kiểm tra, người nộp thuế đề nghị hoãn thời gian tiến hành kiểm tra thì phải có văn bản gửi cơ quan thuế nêu rõ lý do và thời gian hoãn để xem xét quyết định. Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị hoãn thời gian kiểm tra, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế biết về việc chấp nhận hay không chấp nhận việc hoãn thời gian kiểm tra.”

6. DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI CUNG CẤP FILE MỀM (BẢN EXCEL) CHO CƠ QUAN THUẾ?
(Căn cứ điểm b khoản 2 điều 63 thông tư 156/2013/TT-BCTC)
“Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu (trường hợp người nộp thuế sử dụng phần mềm kế toán thì cung cấp cả file mềm) liên quan đến nội dung kiểm tra theo yêu cầu của đoàn kiểm tra thuế; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, tài liệu đã cung cấp”

7. DOANH NGHIỆP CÓ QUYỀN GÌ TRONG QUÁ TRÌNH KIỂM TRA THUẾ?
(Căn cứ khoản 1 điều 63 thông tư 156/2013/TT-BCTC)
“a) Từ chối việc kiểm tra khi không có quyết định kiểm tra thuế;
b) Từ chối cung cấp thông tin, tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra thuế;
c) Nhận biên bản kiểm tra thuế và yêu cầu giải thích nội dung biên bản kiểm tra thuế;
d) Bảo lưu ý kiến trong biên bản kiểm tra thuế;
đ) Khiếu nại, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;
e) Tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình kiểm tra thuế.”

8. DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC NỘP BỔ SUNG HỒ SƠ THUẾ KHI NHẬN ĐƯỢC QUYẾT ĐỊNH KIỂM TRA THUẾ?
(Căn cứ điểm a khoản 5 điều 10 thông tư 156/2013/TT-BCTC)
“Sau khi hết hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
…..
Hồ sơ khai thuế bổ sung được nộp cho cơ quan thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo, nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế”

PHẦN II: SOÁT XÉT SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ CHUẨN BỊ KIỂM TRA THUẾ

I. HÓA ĐƠN BÁN RA – MUA VÀO
1. Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?
Các hóa đơn mua vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng (quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
2. Kiểm tra xem hóa đơn có đầy đủ tiêu thức hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không? Có ghi đủ ngày tháng hay không?. Ngày, tháng trên hóa đơn có phù hợp với ký hiệu hóa đơn hay không?
(Ví dụ: Hóa đơn ký hiệu là AT/19E thì ngày hóa đơn không thể là của năm 2018 được, vì hóa đơn này được phát hành vào năm 2019)
+ Tên đơn vị, địa chỉ, MST phải viết đúng. Nếu chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị cơ quan thuế loại một cách đáng tiếc.
* Lưu ý: 1 số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty.
(Ví dụ: Tên đúng: Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ TMC
Viết tắt” Cty TNHH DV CN TMC thì 2 ký tự CN sẽ bị nghĩ nhầm là Công nghiệp)
+ Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không?
(Ví dụ: Mặt hàng phân đạm, thức ăn chăn nuôi không thể là 10% được, thuế suất đúng: 5%. Vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT mua vào (theo quy định thì chỉ được khấu trừ theo số đúng, trường hợp này là 5%))
+ Số tiền bằng chữ, bằng số có đúng không? (phải thể hiện cùng 1 số)
+ Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không?
+ Có đóng dấu/dấu treo của người bán hàng hay không? Trừ trường hợp HĐĐT hoặc một số đơn vị được phép không đóng dấu lên hóa đơn. Những trường hợp này thường rơi vào hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán).
+ Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị hay không?
+ Đối với hóa đơn bán ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước.

II. KHOẢN MỤC TIỀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN
1. Xem có biên bản kiểm kê quỹ cuối năm hay không?
2. Kiểm tra xem số tiền trên biên bản kiểm kê quỹ có khớp với số dư trên sổ quỹ, trên bảng CĐPS hay không?
3. Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt xem có thời điểm nào quỹ bị âm hay không?
4. Kiểm tra số phát sinh bên có tk 111 đối ứng với nợ tk chi phí, xem có khoản chi nào vượt quá 20 triệu đồng hay không? Kiểm tra xem những khoản đó là chi cho hóa đơn hay chi tiền từ các chứng từ khác.
Nếu chi tiền cho hóa đơn => Thuế GTGT không được khấu trừ và chi phí bị loại ra khỏi quyết toán thuế TNDN.
5. Kiểm tra toàn bộ các phiếu thu, chi xem có hợp lý, hợp lệ không? Có đủ chứng từ đi kèm phiếu thu, chi không?
6. Kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ quỹ tại thời điểm có phát sinh những khoản vay xem có lớn hay không? Vì nếu số dư tiền mặt quá lớn mà vẫn đi vay, có thể cơ quan thuế sẽ loại chi phí lãi vay của lần nhận nợ đó. Cơ quan thuế sẽ đặt câu hỏi: “Vì sao tiền mặt còn nhiều như vậy mà vẫn đi vay?”. Cái này có thể sẽ có những doanh nghiệp cần phải tích trữ 1 lượng tiền để phục vụ cho việc chi trả những khoản chi trong kế hoạch ngắn hạn trước mắt. Đơn vị có đủ hồ sơ chứng minh được lý do đó thì chi phí lãi tiền vay vẫn được ghi nhận.
7. Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng với sao kê tháng 12 (biên bản xác nhận số dư tài khoản tại thời điểm 31/12) có khớp hay không?
8. Đối với các khoản tiền gửi có kỳ hạn, kiểm tra lại từng khoản tiền gửi, số tiền gửi và lãi suất tiền gửi.

III. PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN.
1. Kiểm tra xem các khách hàng, nhà cung cấp có đủ hợp đồng mua bán hay chưa?
2. Kiểm tra xem đã có đối chiếu công nợ cuối năm hay chưa? Chưa có xin bổ sung ngay.
3. Kiểm tra điều khoản thanh toán với nhà cung cấp trên hợp đồng với thời gian thanh toán thực tế đối với những trường hợp trả chậm, trả góp để xử lý việc có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm quyết toán hay không?
4. Đối với những khoản công nợ có trích lập dự phòng, có đầy đủ hồ sơ để chứng minh việc trích lập đúng quy định tại TT 228 hay chưa?

IV. TẠM ỨNG
1. Xem số dư TK tạm ứng cuối năm của từng nhân viên xem đã có biên bản xác nhận tạm ứng cuối năm không?
2. Đơn vị có quy định về hoàn ứng không?
3. Xem xét thời gian hoàn ứng với quy định về hoàn ứng có phù hợp hay không?

V. HÀNG TỒN KHO
1. Kiểm tra đã có biên bản kiểm kê kho cuối năm hay chưa? Biên bản kiểm kê có khớp với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T hay không? Nếu lệch giải trình được nguyên nhân.
2. Kiểm tra số liệu trên bảng N-X-T có khớp với trên bảng CĐPS hay không?
3. Kiểm tra xem các mặt hàng tồn kho đã có thẻ kho chưa?
4. Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hay chưa?

VI. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ TRÍCH KHẤU HAO TSCĐ
1. Kiểm tra hồ sơ TSCĐ hình thành từ mua sắm đã đủ chưa, bao gồm:
– Hóa đơn mua vào của TSCĐ và các hóa đơn chi phí lắp đặt chạy thử;
– Hợp đồng mua bán;
– Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ, thẻ TSCĐ;
– Kiểm tra, đối chiếu bảng trích khấu hao TSCĐ: về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại với bảng CĐPS xem có khớp hay không?
– Báo giá (nếu có)
– Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
– Kiểm tra xem đơn vị đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế hay chưa? Việc trích khấu hao có được áp dụng đúng bản đăng ký đó không? Khung trích khấu hao có được thực hiện đúng theo thông tư quy định của thuế TT45/2013 hay không?
– Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 với số dư trên tài khoản 214, 211 có khớp nhau không?

VII. THUẾ
1. Thống kê lại xem các lần nộp tiền thuế đã có đủ giấy nộp tiền hay chưa?
*Đặc biệt, đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, nếu thiếu giấy nộp tiền vào NSNN thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của lô hàng nhập khẩu đó.
2. Kiểm tra số dư TK 133 trên bảng cân đối kế toán có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng 12 (đối với đơn vị kê khai theo tháng), quý 4 (đối với đơn vị kê khai theo quý) chưa. Nếu có sự chênh lệch thì phải làm luôn biên bản giải trình sự chênh lệch đó.
3. Các tờ khai thuế GTGT, TNDN, MB, TNCN…các năm phải tập hợp đầy đủ theo thứ tự thời gian.

VIII. KHOẢN VAY
1. Kiểm tra các khoản vay xem có đầy đủ hợp đồng, có đủ giấy nhận nợ hay không?
2. Đối chiếu số dư TK tiền vay với khế ước, hợp đồng tín dụng xem có khớp hay không?
3. Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa? Các khoản lãi vay được ghi nhận đúng theo số tiền vay và lãi suất vay không?
4. Khoản vay cá nhân đã có đủ đối chiếu nợ vay cuối năm hay không?

IX. CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC NGẮN HẠN, DÀI HẠN
1. Kiểm tra xem có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hay không?
2. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng phân bổ chi phí với bảng CĐPS về giá trị còn lại xem có khớp hay không? Hai số liệu này phải khớp nhau.
3. Thời gian phân bổ đối với các CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ đã thực hiện phân bổ đúng thời gian quy định (dưới 3 năm ) không? Theo TT 78/2014 quy định thì thời gian phân bổ tối đa là 3 năm.

X. LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1. Kiểm tra hồ sơ lao động xem đã đủ hay chưa: HĐLĐ, bảng lương, bảng công và các hồ sơ đi kèm: CMND, sơ yếu lý lịch…
2. Các khoản thưởng cho người lao động phải được thể hiện rõ trong HĐLĐ, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể.
3. Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ lương: Có đầy đủ chữ kí của NLĐ, người SDLĐ.
4. Kiểm tra bảng quyết toán thuế TNCN với tổng lương trên bảng thanh toán lương của từng cá nhân xem khớp chưa?
5. Kiểm tra các khoản trích theo lương có được thể hiện trên hợp đồng LĐ, bảng thanh toán lương hay không?

PHẦN III: CHUẨN BỊ HỒ SƠ, CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KIỂM TRA THUẾ

I. CHUẨN BỊ HỒ SƠ PHÁP LÝ
1. Chuẩn bị giấy phép kinh doanh và các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu….
(Phô tô sao y hoặc phô to đóng dấu treo)
2. Điều lệ công ty
3. Quy chế tài chính công ty

• Lưu ý: Quy chế tài chính công ty là một loại văn bản quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay,công tác phí khác, mượn xe, sữa chữa xe đi mượn, điện thoại…..

II. CHUẨN BỊ CÁC LOẠI SỔ SÁCH
1. Bộ Báo cáo tài chính:
+ Báo cáo tình hình tài chính;
+ Báo cáo kết quả hoạt động SXKD;
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
+ Bảng cân đối tài khoản;
+ Thuyết minh Báo cáo tài chính.
2. Chuẩn bị sổ sách:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật kí bán hàng mua hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng;
+ Sổ chi tiết các tài khoản;
+ Sổ cái các tài khoản;
+ Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định;
+ Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành…
+ Định mức sản xuất, tiêu hao NVL,.. ở các doanh nghiệp sản xuất…
3. Chuẩn bị tờ khai Thuế:
+ Tờ khai thuế GTGT kèm theo bảng kê mua vào – bán ra (bản mềm) và tờ khai bổ sung (nếu có);
+ Tờ khai thuế TNCN tháng/quý (nếu có);
+ Tờ khai Lệ phí môn bài;
+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN kèm uỷ quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động (nếu tích vào ô uỷ quyền);
+ Tờ khai quyết toán thuế TNDN kèm theo bảng kê chi tiết các khoản chi phí không được trừ nếu có số liệu tại chỉ tiêu B4;
+Tờ khai khác (nếu có).
Ghi chú: Thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm KHBS bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình
4. Chuẩn bị hồ sơ đặt in, phát hành Hoá đơn:
+ Hợp đồng đặt in Hoá đơn, Biên bản thanh lý, Biên bản huỷ kẽm/ QĐ sử dụng HĐĐT;
+ Thông báo phát hành hoá đơn;
+ Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn;
+ Quyển hoá đơn gốc (Hoá đơn đặt in);
+ Biên bản thu hồi hoá đơn (nếu có);
+ Thông báo mất, cháy, hỏng hoá đơn (nếu có);
+ Thông báo kết quả huỷ hoá đơn, điều chỉnh thông tin (nếu có).
5. Hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu và các loại hồ sơ liên quan khác.

?Ghi chú: Tất cả chứng từ sổ sách, giấy tờ đều đóng bìa ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và được kí, đóng dấu đầy đủ.
Nguồn: Sưu tầm