Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2023

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ dùng để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN mà tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp) đã khấu trừ của các nhân người lao động theo quy định. 

Trong bài viết này, HBK Việt Nam sẽ tổng hợp các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2023 mới nhất hiện nay

.

.

I. Đăng ký phát hành/Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
1. Trước ngày 01/07/2022:
Doanh nghiệp có thể thực hiện 1 trong các hình thức sau đây:
+ Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in
+ Đăng ký phát hành, sử dụng chứng từ khấu trừ tự in Theo hướng dẫn tại Thông tư 37/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện cụ thể việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính
+ Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hình thức chứng từ điện tử:
Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

(Theo khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

2. Từ ngày 01/07/2022:
Thực hiện theo quy định tại khoản 5 điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC:
Kể từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN được ban hành ngày 12/7/2022 của Tổng Cục Thuế hướng dẫn chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì:

+ Tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT.
+ Tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
+ Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành.
+ Từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng.

Về việc sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

1. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Mẫu 03/TNCN – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã được lập vào năm 2023:

* Lưu ý: Tổ chức chi trả thu nhập tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử mà không bắt buộc phải thông qua đơn vị cung cấp giải pháp, đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đảm bảo:
+ Ký hiệu mẫu là chuỗi ký tự: CTT56
+ Ký hiệu bao gồm 9 ký tự: 02 ký hiệu (sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y)), 04 số là năm in phát hành, dấu hiệu nhận biết chứng từ điện tử E và dấu “/” để phân tách các ký hiệu. (Ví dụ: AB/2022/E, trong đó AB là ký hiệu; 2022 là năm phát hành chứng từ, E là dấu hiệu nhận biết chứng từ điện tử.)
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu.
Lưu ý: Định dạng dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử quy định tại khoản 14 và điểm 4 Khoản 16 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 1510/QĐ-TCT.
2. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Điều 32. Nội dung chứng từ
1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
3. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
Theo quy định tại khoản 2, điều 4 của số 123/2020/NĐ-CP thì:
2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
4. Cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập:
[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi tên công ty theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
[03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế
II. Thông tin người nộp thuế
[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi theo tên trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
[06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp
[07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam
[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú
[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú
[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế
[11] Số chứng minh thư nhân dân (CMND): khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; Số Hộ chiếu: khai trong trường hợp không mang quốc tịch Việt nam
[12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)
[13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu.

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…
[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Nếu người lao động có tham gia bảo hiểm bắt buộc tại đơn vị thì ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc đã bị trừ vào lương, được tính giảm trừ khi tính thuế TNCN vào đây
[15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.
Ví dụ: cơ quan trả thu nhập trả cho cá nhân thu nhập của cả năm 2023 ghi: “tháng 1 đến tháng 12”.
Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng liền nhau Ví dụ như 7, 8, 9 thì ghi “tháng 7 đến tháng 9”.
Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng không liền nhau là 7, 9 thì ghi “7; 9”.
[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: ghi tổng số thu nhập chịu thuế phải khấu trừ mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân NLĐ (chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh).
Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập – các khoản được miễn thuế
[17] Tổng thu nhập tính thuế: Ghi tổng thu nhập tính thuế
Tổng Thu nhập tính thuế = Tổng Thu nhập chị thuế – Tổng các khoản giảm trừ
[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.

* Lưu ý:
Theo quy định tại điều 25 của thông tư 111/2013/TT-BTC thì việc Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể như sau:
1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 1: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2022 đến tháng 4/2023. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2022 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2023.
2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 2: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2022 đến tháng hết tháng 8/2023) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2022 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2023.
=> Các cụm từ “trong một kỳ tính thuế” tức là “trong 1 năm dương lịch” (Thuế TNCN có kỳ tính thuế theo năm dương lịch): Trên 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN không được viết cho thu nhập của từ 2 năm dương lịch trở lên. Nếu thu nhập của NLĐ đó liên quan đến từ 2 năm dương lịch trở lên (Như ví dụ 2) thì phải tách thu nhập của các năm đó ra thành các chứng từ khác nhau
Doanh nghiệp có phải làm báo cáo tình hình sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN không?
Theo Công văn số 388/CTHN-TTHT ngày 4/1/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN thì:
Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định đơn vị phải đăng ký sử dụng và nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tới cơ quan thuế.