Không có quy định nào bắt buộc về việc phải sắp xếp chứng từ kế toán. Để hồ sơ, giấy tờ luôn được bỗ trí gọn gàng, dễ kiếm và theo dõi. Các kế toán viên nên chủ động có cách sắp xếp sao cho: dễ bảo quản, dễ tìm nhất. Vậy bạn đã có cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khoa học nào chưa? Bạn nên bắt đầu từ công việc gì?
Hãy cùng HBK Việt Nam tìm hiểu các sắp xếp, lưu chữ chứng từ khoa học ngay bên dưới đây nhé!
I. Bước đầu cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán
Đầu tiên và quan trọng nhất là Phân loại chứng từ. Sau khi phân loại xong thì các bạn tham khảo các cách sắp xếp dưới đây:
1. Hồ sơ khai thuế:
– Hồ sơ khai thuế năm: Đóng thành 1 bộ
+ Báo cáo tài chính
+ Quyết toán thuế TNDN
+ Quyết toán thuế TNC
– Hồ sơ khai thuế tháng/quý
+ Tờ khai thuế GTGT
+ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
+ Tờ khai thuế TNCN
2. Hóa đơn
– Hóa đơn đầu vào: xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó.
+ Hóa đơn đầu vào trả bằng tiền mặt phải được kèm theo phiếu chi
+ Đối với những hóa đơn chuyển khoản hoặc có giá trị từ 20 triệu trở lên: photo UNC kẹp cùng để tiện theo dõi công nợ và giải trình.
+ Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.
– Hóa đơn đầu ra: xếp theo từng kỳ khai thuế tương ứng với bảng kê bán ra kỳ đó.
+ Tương tự, như hóa đơn đầu vào. Bán hàng thu bằng tiền phải kèm phiếu thu. Khách chuyển khoảng thì cần cógiấy báo có (phô tô)
3. Phiếu thu, phiếu chi
– Phiếu thu: xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
+ Nếu nhiều: xếp theo tháng
+ Nếu ít: xếp theo quý
– Phiếu chi: tương tự như phiếu thu
4. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
– Phiếu Nhập kho: xếp theo thứ tự từ
+ Nếu nhiều: xếp theo tháng
+ Nếu ít: xếp theo quý
– Phiếu Xuất kho: tương tự như phiếu nhập
(Có thể kẹp cùng hóa đơn photo đầu vào, đầu ra tương ứng)
5. Chứng từ ngân hàng
Xếp theo sao kê ngân hàng tháng hoặc quý: UNC, giấy nộp tiền, báo nợ, báo có, xếp phía sau theo thứ tự trên sao kê.
6. Hồ sơ TSCĐ, công cụ dụng cụ
– TSCĐ: Thẻ TSCĐ, hóa đơn photo, hợp đồng photo, hồ sơ hình thành TSCĐ, thanh lý TSCĐ, Bảng trích khấu hao TSCĐ
– CCDC: hóa đơn photo, hồ sơ hình thành CCDC, Bảng phân bổ CCDC.
7. Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua vào, hợp đồng bán ra
– Xếp theo từng Khách hàng, Nhà cung cấp
– Trong từng KH, NCC lại xếp theo thứ tự thời gian
– Trong mỗi bộ hợp đồng đầy đủ: Hợp đồng, Biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu, báo giá, tờ khai hải quan photo (nếu liên quan đến xuất nhập khẩu)… và hóa đơn photo, chứng từ thanh toán photo.
8. Hồ sơ lao động
– Hồ sơ từng lao động
– Hợp đồng lao động, Đơn xin nghỉ việc, quyết định cho nghỉ việc
– Quyết định bổ nhiệm, tăng lương
– Thông báo bảo hiểm
– Hồ sơ tăng, giảm lao động
– Thang bảng lương
9. Hồ sơ lương và thuế TNCN của NLĐ
– Bảng lương
– Bảng chấm công
– Đăng ký giảm trừ gia cảnh
– Cam kết 08/CK-TNCN
– Ủy quyền quyết toán thuế TNCN
– Đăng ký mã số thuế cá nhân
10. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
– Giấy đăng ký kinh doanh
– Mẫu con dấu
– Tờ khai thuế môn bài
– Mở tài khoản ngân hàng
– Đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở KHĐT
– Thông báo phát hành hóa đơn
11. Hồ sơ làm việc với các cơ quan chức năng
– Quyết định thanh kiểm tra của cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm
– Quyết định xử phạt hành chính
– Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước liên quan
12. Hồ sơ khác
Một số hồ sơ khác ít phát sinh có thể lưu chung vào 1 file.
.
.
II. Cách sắp xếp hồ sơ kế toán
a. Hồ sơ khai thuế năm:
– Báo cáo tài chính.
– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục kèm theo.
– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân và các phụ lục kèm theo.
b. Hồ sơ khai thuế quý:
– Chứng từ nộp tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý.
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo quý)
c. Hồ sơ khai thuế tháng:
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo tháng).
– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu kê khai theo tháng, nếu có)
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu thuộc diện phải báo cáo theo tháng)
d. Hóa đơn:
Nếu là hóa đơn GTGT đặt in cần có:
– Hợp đồng đặt in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm, biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ thanh toán…)
– Thông báo phát hành hóa đơn.
Nếu là hoá đơn điện tử cần có:
– Hợp đồng phát hành hoá đơn điện tử (kèm theo: Hoá đơn mẫu, Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử, chứng từ thanh toán …)
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
e. Các hồ sơ khác gồm:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh
– Đăng ký phương pháp trích khấu hao TSCĐ (nếu có TSCĐ)
– Mẫu phụ lục ii-1 về đăng ký tài khoản ngân hàng (Từ ngày 1/5/2021 thì không phải đăng ký TKNH với Sở kế hoạch đầu tư nữa)
– Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước
————————————————————-
III. Cách sắp xếp chứng từ kế toán: (hình thức nhật ký chung)
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký thu tiền
– Sổ nhật ký chi tiền
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh
– Sổ chi tiết tài khoản
– Sổ quỹ tiền mặt
– Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)
– Bảng trích khấu hao tài sản cố định
– Thẻ tài sản cố định
– Bảng phân bổ CCDC
– Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
– Thẻ kho
– Sổ chi tiết công nợ phải thu
– Sổ chi tiết công nợ phải trả
– Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
– Sổ chi tiết tiền vay
– Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN
LƯU Ý:
Hiện nay, tất cả hóa đơn GTGT đều sử dụng 100% là điện tử (trừ một số hóa đơn đặc thù vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy) thì việc in hóa đơn lưu trữ là không bắt buộc. Thay vào đó, bắt buộc phải lưu hóa đơn dạng XML.
Cách trên có thể áp dựng cho cả việc lưu bằng file giấy hay tạo một folder mới để lưu trực trên máy tính.
Hy vọng với những kiến thức về cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán mà HBK Việt Nam tổng hợp, đúc kết được, sẽ giúp bạn có thêm được kỹ năng sắp xếp công việc. Hãy áp dụng ngay kỹ năng mới này để tối ưu được hiệu xuất và hiệu quả làm việc bạn nhé!
Chúc bạn thành công!
*** Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết dưới đây.