Tặng các bạn File Excel quản lý bán hàng đầy đủ nhất

Đối với những người mới học về Excel hay thậm chí là người đang làm công việc kế toán thì các hàm, các bảng biểu luôn là vấn đề khiến người ta phải nhức đầu. Với các hàm cơ bản trong Excel khi người dùng được học thực sự vẫn không đủ để áp dụng vào thực tế. Chính vì thế có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý bán hàng thông qua Excel do thuận tiện, chi phí thấp… Trong bài viết này, HBK-Việt Nam xin chia sẻ với bạn đọc file Excel quản lý bán hàng đầy đủ và rất dễ sử dụng.

1. Mục tiêu cần có của việc quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel

Cũng như những công cụ quản lý bán hàng khác, file Excel được sử dụng với mục đích giúp theo dõi và kiểm soát các hoạt động bán hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất. Để đạt được kết quả tốt nhất với file Excel quản lý bán hàng đơn giản, chủ cửa hàng cần hiểu được những mục tiêu của cách quản lý này.

a. Tổng hợp danh mục hàng hóa hiện có trong cửa hàng

Khi quản lý bán hàng bằng file Excel, chủ cửa hàng sẽ phải tổng hợp được danh mục hàng hóa trong cửa hàng. Từng mặt hàng sẽ được thống kê chi tiết với các thông tin về mã hàng hóa, số lượng xuất nhập tồn và đơn giá, giúp chủ cửa hàng nắm rõ số liệu cụ thể về hàng hóa. Điều này sẽ giúp hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát không đáng có cũng như hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc ra quyết định bán hàng chính xác.

b. Thống kê được doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Một mục tiêu khác khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng đơn giản đó là thống kê được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cửa hàng. Những số liệu này phải được thể hiện đầy đủ và chi tiết theo từng ngày, từng tháng hay từng quý. Bởi chỉ khi có được dữ liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, chủ cửa hàng mới biết được chính xác tình hình bán hàng cửa hàng. Từ đó chủ cửa hàng có thể điều chỉnh cũng như lên kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng

Để bắt đầu sử dụng file Excel quản lý bán hàng, chủ cửa hàng sẽ cần xây dựng các phần chính của file, bao gồm:

• Danh mục sản phẩm
• Nhập hàng
• Xuất hàng
• Báo cáo nhập xuất tồn
• Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

a. Danh mục sản phẩm

Danh mục hàng hóa chứa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Những thông tin chi tiết cần có trong sheet như sau:

• Tên hàng hóa
• Loại hàng hóa
• Mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng hàng có trong kho

b. Nhập hàng và xuất hàng

Sheet này dùng để nhập những nghiệp vụ phát sinh về nhập hàng và xuất hàng. Các thông tin cần có của mỗi nghiệp vụ bao gồm:

• Ngày tháng phát sinh giao dịch
• Chứng từ giao dịch
• Mã hàng hóa, tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

c. Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

Báo cáo nhập xuất tồn cho phép chúng ta thống kê nhanh được số tồn đầu, tồn cuối cũng như số xuất, nhập trong kỳ của mỗi mặt hàng.

d. Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Với phần này, chủ cửa hàng sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của cửa hàng cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng của cửa hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.

Mời bạn tải về file Excel quản lý bán hàng: