Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán mới nhất

Sau khi hoàn thành sổ sách thì kế toán cần thực hiện quá trình lưu trữ như thế nào để tiện tìm kiếm, tra cứu và kiểm tra. Vậy làm thế nào để lưu trữ sổ sách kế toán theo từng quy trình, tháng, quý, năm? Dưới đây là những hướng dẫn về quy trình lưu trữ sổ sách kế toán.

• In cho công ty lớn có nghiệp vụ phát sinh nhiều, và khi in số lượng giấy in ra lớn
• In theo trình tự cả năm không in theo tháng, hoặc quý
• In hàng loạt chứng từ nên khi in chú ý kiểm tra check dữ liệu kỹ trước khi in.

1. In sổ sách kế toán
1.1 Sổ Nhật Ký Chung
– Bìa xanh
– In NKC từ tháng 01 đến tháng 12 đóng thành 1 cuốn nếu ít, nhiều có thể chia làm nhiều cuốn
Ví dụ: quý 1 từ tháng 1 đến tháng 3 là 01 cuốn, các quý còn lại mỗi quý là 1 cuốn
1.2 Sổ cái
– Bìa xanh
– In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09
1.3 Sổ quỹ tiền mặt & Sổ tiền gửi ngân hàng
– Bìa xanh
– In sổ sổ quỹ tiền mặt từ tháng 01 đến tháng 12 đóng lại 1 cuốn
– Sao kê chi tiết ngân hàng: chi tiết cho từng tài khoản ngân hàng
– In sổ tiền gửi ngân hàng từ tháng 01 đến tháng 12 đóng lại 1 cuốn
– Tài khoản in là: 111 & 112
1.4 Bảng tổng hợp công nợ
– Bìa xanh
– Bảng tổng hợp công nợ: in từ tháng 01 đến tháng 12
Chú ý: in thành 01 bản kẹp chứng từ thu chi, 01 bản tách làm 1 tập để phục vụ kiểm tra của cán bộ thuế kiểm tra đối chiếu với hóa đơn
– Sổ chi tiết công nợ: in từ tháng 01 đến tháng 12
Chú ý:
+ Có thể in bảng tổng hợp công nợ 12 tháng thành 01 cuốn nếu ít, nhiều có thể chia làm nhiều cuốn
+ Có thể in sổ chi tiết công nợ 12 tháng thành 01 cuốn nếu ít, nhiều có thể chia làm nhiều cuốn
+ Tài khoản in là: 131,331
1.5 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH
– Bìa xanh
Phát sinh ít
– In bảng kê nhập xuất tồn từ tháng 01 đến tháng 12 năm tài chính + sổ chi tiết NVL, HH
Phát sinh nhiều
– In tổng hợp NXT từ tháng 01 đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn
– Ịn sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn
– Tài khoản in là: 152,153,155,156
1.6 Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
– Bìa xanh
– In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12
– Tài khoản in là: 214, 242
1.7 Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154
– Bìa xanh
– In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12
– Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình
– Lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
– Phân tách giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi

2. In khai báo thuế
2.1. Chứng từ thu chi và khai báo thuế
– Bìa xanh
* Hồ sơ gồm:
– Báo cáo thuế tháng/ quý
+ Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào
+ Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
+ Hóa đơn đầu ra liên xanh sắp trước + phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán
+ Hóa đơn đầu vào + phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán + phiếu nhập kho
– Thông báo phát hành hóa đơn

3. In chứng từ Thu – Chi
3.1 Phiếu Thu – Chi – Hạch Toán
* Phiếu Thu
– Bìa xanh
– In toàn bộ Phiếu Thu từ tháng 01 đến tháng 12
* Phiếu Chi
– Bìa xanh
– In toàn bộ Phiếu Chi từ tháng 01 đến tháng 12
* Phiếu Hạch Toán
– Bìa xanh
– In toàn bộ Phiếu Hạch Toán từ tháng 01 đến tháng 12
3.2 Phiếu xuất kho & Nhập kho
– Bìa xanh
– In toàn bộ Phiếu xuất kho & Nhập kho trong năm đóng thành tập, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn

4. In Báo Cáo Tài Chính
4.1 Báo cáo tài chính
* Báo cáo tài chính
– Bảng cân đối kế toán
– Bảng cân đối tài khoản phát sinh
– Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Lưu chuyển tiền tệ
– Thuyết minh báo cáo tài chính
* Tờ khai quyết toán thuế TNDN
– Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Phụ lục chuyển lỗ ( nếu có)
– Phụ lục ưu đãi thuế (nếu có)
* Tờ khai quyết toán thuế TNCN
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
Chú ý: in báo cáo tài chính đã nộp cơ quan thuế >= 02 bản để sau này 1 bản gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp
Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thông kê, và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê
4.2 Báo cáo thuế bằng excel và công tác chuẩn bị hậu giải trình thanh tra thuế sau này
– Xuất khai báo thuế từ HTKK ra bằng excel để lưu trữ theo tháng/ quý để phục vụ công tác giải trình thuế sau này
– Gộp báo cáo thuế Bảng kê bán ra trong năm làm 1 sheet + mua vào trong năm làm 1 sheet
– Lọc những hóa đơn >= 20.000.000 hoặc cùng ngày >= 20.000.000 để theo dõi quá trình thanh toán = UNC cho khách hàng
Hóa đơn công nợ >= 20.000.000
– Mở một bìa còng lưu trữ toàn bộ những hóa đơn mua vào 331 phô tô >= 20.000.000 trong 1 năm tài chính kẹp cùng UNC và hợp đồng kinh tế đã ký kết
– Đến ngày 31/12 kết thúc năm tài chính mà chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng UNC thì phải lập hợp đồng trả chậm, nếu đã có hợp đồng thì
phải lập phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian thanh toán

5. Lưu Trữ Hợp đồng các loại
5.1 Hợp đồng
– Bìa xanh: Hợp đồng Ra + Vào + Lao Động
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đầu vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương
5.2 Hồ Sơ Lao Động
– Bìa xanh: Lao Động
– In Quyết toán thuế TNCN năm đã nộp
– In toàn bộ hợp đồng lao động ra giấy, kẹp cùng chứng minh nhân dân phô tô
– In toàn bộ Bảng Lương, Chấm công 12 tháng liên tục

Nguồn: Tổng hợp